экономика - электронная библиотека
Переход на главную
Рубрика: экономика

Левенчук Анатолий  -  Заметки по организации рабочих встреч


Страница:  [1]



(ИЛИ "О ДУШЕВНЫХ ОБСУЖДЕНИЯХ")


-------------------------------------------------------------------------------
*Данная статья впервые была опубликована в составе сборника материалов
Института коммерческой инженерии "Как это делается: финансовые, социальные и
информационные технологии", выпуск 3, апрель 1994 года.
-------------------------------------------------------------------------------
*В настоящее время популярны стали встречи-взаимоконсультации экспертов и
практиков по какой-либо конкретной проблеме той или иной степени общности.
Обычно такие мероприятия называются "рабочими встречами". Успех их в очень
большой степени зависит не только от содержания, но и от формы.

Существует множество техник проведения таких встреч - от официальных совещаний
через мозговые штурмы до различного типа игр и методологических семинаров.
Автор и возглавляемый им Институт коммерческой инженерии имеют большой опыт в
инициировании и проведении "рабочих встреч". Нами разработана специальная
оригинальная техника, как представляется, особенно эффективная для
межпрофессиональной и "крутой" тусовки. Мы называем ее "техникой душевных
обсуждений" и в этой статье представляем вниманию читателей.
Основные принципы

Проводить рабочие встречи очень просто - достаточно лишь обеспечить:

  + некоторую производственную компоненту (чтобы время от времени "в ногу
ходили"): обязательную тему, задаваемую и поддерживаемую ведущим, четкое
расписание занятий, обеспеченность лекторами-экспертами;
  + некоторую клубность: обсуждать вопросы отношения заданной темы и к личным
судьбам участников, и к некоторой объемлющей тематике (сценирование и
прогнозирование в глобальной рамке, явное задание вопросов на рефлексию);
  + некоторую салонность: задать "лирическое пространство", в котором можно
непублично поделиться возникающими эмоциями, попить кофе и побеседовать о
Пастернаке;
  + некоторую элитарность: участники должны получить возможность общения с
людьми из смежных профессиональных пространств, не входящими в их обычный круг
общения, но воспринимаемыми как "большие" или "интересные";
  + некоторую выключенность из обыденности: должен обеспечиваться достаточно
высокий уровень комфорта, все технические вопросы должны решаться
автоматически.
Рабочие рекомендации организаторам

1. Выбор города крайне важен - там должно быть много транспорта (ежедневные
авиарейсы со всех концов страны). Транспортная проблема ("ни приехать, ни
уехать") портит нервы абсолютно всем. В курортные города типа Сочи и центры
типа Москвы едут легче.

2. Должно быть двойное-тройное резервирование с бронированием билетов. Не было
еще ни разу, чтобы были забронированы нужные рейсы, или чтобы бронь не
передали в последний момент кому-то еще. У организаторов это основная головная
боль. Без надежного с дублированием блата в авиакассах и на вокзале лучше
рабочих встреч не проводить.

3. Должен быть дежурный транспорт. Все будут уезжать и приезжать в течение
всей встречи вразнобой и "свой" транспорт сэкономит время и нервы.

4. Рабочая встреча должна проводиться в 20-этажной гостинице со множеством
конференцзалов, ресторанов, баров и т.д. Все варианты "уютных пансионатов"
обязательно будут хуже - там на 1 кв. метр обычно больше природы, но меньше
сервиса. Дополнять сервис приходится организаторам.

5. Нужно бронировать гостиницу *как минимум* на день раньше дня заезда, и на
день позже дня отъезда.

6. Резервирование должно быть *не менее* 15% в течение всего мероприятия.
Лучше половина будет не съедена и не заспана, чем не хватит
одного-единственного места. Даже на третий день когда число участников
известно точно - надо иметь 15% резерв *всего*.

7. Качество пищи (и ее количество) значат очень много. Не скупитесь. (Кстати,
всякие пансионаты именно в этом больше всего проигрывают гостиницам хорошего
класса. Как и в ежедневной смене полотенец, наличии парикмахерской, ночного
ужина в номер и прочих мелочах).

8. Бассейн, сауна, варьете и прочие разнообразности обязательны. Должна быть
формальная "культурная программа". Хоть прогулка - но по плану.

9. Начинайте с фуршета в день заезда вечером. Подчеркните, что фуршет - это
начало официальной программы. "Засветите" тостами три - четыре ключевые
фигуры, а также сделайте оргобъявления и представьте главного
координатора-организатора. Знакомьте незнакомых друг с другом - пусть
двое-трое весь вечер занимаются этим специально. Это должен быть именно
фуршет, а не застолье, когда все сидят. Пусть можно будет ходить. Очень хороши
танцы в конце. И не отказывайтесь от ансамбля.

10. Неформально во время первого фуршета исследуйте ожидания практиков,
выясните, на какие темы они будут разговаривать.

11. Соберитесь после фуршета и спланируйте первые два выступления.

12. Повторите такой же фуршет в последний день вместо ужина. Тут танцы уже
просто обязательны.

13. Организатор обязательно должен поприсутствовать хотя бы на одной такой
встрече. Обучение лучше всего "на примере": данных рекомендаций абсолютно
недостаточно.

14. Необходимо разделить позиции организатора и ведущего. Организатор пусть не
надеется на участие в содержательной программе. А у ведущего не должна болеть
голова обо всех оргнеувязках - это явно снижает качество.

15. К содержанию подготовиться невозможно - оставьте все попытки спланировать
доклады и их последовательность. Возьмите с собой людей, которые могут
ответить на широкий круг вопросов - они сами сообразят когда и что говорить.

16. Приготовьте "программу", в которой будет указано четкое расписание (типа
Приложения 1). Ни в коем случае не давайте содержательной программы, не
давайте авансов - уклоняйтесь всячески от всех вопросов.

17. Начинайте в лекционном режиме. Неважно, сколько времени говорит каждый
лектор - 1 час, два или 15 минут. Не сообразуйте лекции с перерывами. Лекция -
ответы на вопросы, лекция ответы на вопросы и т.д. Лекторов организаторы
должны знать в качестве именно лекторов *лично*. Никакие чужие рекомендации.
Учтите, очень большие эксперты часто очень плохие лекторы.

18. Имейте ведущего, который представляет лекторов, модерирует вопросы и
ответы на них и сам содержательно принимает участие в дискуссии.

19. Вовсе необязательно знать выступления и их порядок заранее. Пусть ведущий
предупреждает о предстоящей программе по мере осознания потребности в том или
ином тематизме.

20. Не выпускать практиков в первые полтора дня. Пусть они "созреют" - для них
лекторами будет "наговорен" язык, на котором практики будут давать ответные
выступления.

21. Объявить специально, что никаких резолюций, воззваний, учредительных
собраний и прочей официальщины на рабочей встрече категорически не будет.

22. Не вздумайте разносить что-либо на заседании - только на перерывах.
Кофе-брейк делается не для питья кофе - для того, чтобы все встали, размялись
и кулуарно поговорили.

23. Имейте после обеда свободное время. Не подавайтесь на провокацию особенно
ретивых - не вносите в расписание никаких изменений - вы наверняка разрушите
чьи-либо планы. Никаких пленарных заседаний в свободное время - оно наверняка
будет использовано для частных обсуждений.

24. Список участников с телефонами подготовят и обязательно раздадут - это
надо объявить заранее, а затем сделать обязательно.

25. Обычно требуют папок и письменных материалов - никто не знает зачем, и
какие материалы. Можно дать все, что угодно, в том числе не имеющее отношение
к программе. А можно и не дать - это все равно.

26. Обязательно использование двух микрофонов - для лектора и для ведущего.
Микрофоны обязательны к использованию - без них очень плохо, как бы ни
казалось слышно. Кроме всего прочего, микрофон является символом и сильно
упорядочивает обсуждение.

27. Необходимо иметь ксерокс. Все остальное - компьютер, звукозаписывающая
аппаратура, видеокамера - не так важно.

28. Нейм-теги очень пользительны. Не забывайте о них.

29. Помните, что на рабочей встречи должны быть равнопредставлены три
компоненты - производственная, клубная и салонная. Непрерывно тестируйте себя
на обеспечение участникам равнопредставленности этих компонент - не
сваливайтесь ни в один из типов ни в сочетание по два. Перемешивайте это все
по времени в течение каждого дня встречи (а не день салона - затем лекционный
день и т.д.).

30. Делайте встречи небольшими - 30-40 или 50-70 участников. Если больше -
многое ломается просто из-за величины мероприятия (проблемы будут "из
ниоткуда").

31. Заканчивайте все разъездом в воскресенье вечером.

Делайте так, и ваши рабочие встречи будут "душевными".


 

КОНЕЦ...

Другие книги рубрики: экономика

Оставить комментарий по этой книге

Страница:  [1]

Рейтинг@Mail.ru








Реклама